Gemeentelijke informatieplanning
Een gemeentelijke dienst had onvoldoende inzicht in de huidige en toekomstige informatiebehoefte. Een informatiebehoefte die vertaald moest worden naar een adequaat aanbod van ICT-voorzieningen voor de ondersteuning van de werkzaamheden. Binnen de organisatie was het gebruikelijk om informatiebeleid op een projectmatige wijze aan te pakken. Dit betekende dat eens per 4 à 5 jaar een project werd opgestart om het meestal 'verstofte' informatieplan te vernieuwen. De korte actualiteitswaarde van dergelijke plannen is een belangrijk nadeel. En dat nadeel is zwaarder gaan wegen naarmate de gemeentelijke omgeving dynamischer en complexer werd.
In de overtuiging, dat ZonderMeer Professionals niet een bureaula document ging produceren, maar daadwerkelijk zou bijdragen aan het verbeteren van de gemeentelijke informatievoorziening, zijn de volgende punten in ons voorstel verwerkt:
- Het in kaart brengen van de relevante externe ontwikkelingen, interne behoeften en de vertaling daarvan naar de huidige informatievoorziening (de oorspronkelijke opdracht).
- De procesmatige inrichting van informatiemanagement binnen de lijnorganisatie, met de daaraan gekoppelde verantwoordelijken.
Voor het verkrijgen van het benodigde draagvlak voor deze dienstbrede ambitie, werd de traditionele aanpak met interviews verlaten. In plaats daarvan werd voorgesteld om via een large scale intervention de informatiebehoefte en achterliggende belangen van de totale dienst in kaart te brengen. Aan alle geledingen binnen de dienst werd gevraagd te participeren. Zowel het voorstel als de aanpak weken af van het gebruikelijke beeld over de uitvoering van informatiemanagement. Bovendien werd van het management enige moed gevraagd om de gehele dienst bij de realisatie van het traject te betrekken. Na overleg is gekozen om het voorstel integraal uit te voeren.
Het ontstane wederzijdse begrip van de informatiebehoeften van collega’s had een sterk draagvlak tot gevolg. Een belangrijke voorwaarde om de informatievoorziening en -middelen te vernieuwen. Tevens werd een procesmanager aangesteld die verantwoordelijk is voor de continue verbetering van de informatievoorziening. Twee belangrijke resultaten die de 'traditionele' problemen met informatievoorziening binnen deze gemeente helpen oplossen.