'Orde in chaos' en focus
Een woningcorporatie had naast vele bouwkundige projecten ook diverse niet-bouwkundige projecten (ICT-, wijk-, marketingprojecten etc.) opgestart. Er was bovendien een uitgebreide wensenlijst van andere op te starten projecten. Kortom, aan enthousiasme en ambitie geen gebrek. Het probleem was dat niemand een totaalbeeld had van die enorme hoeveelheid projecten. Bovendien werd er onvoldoende capaciteit vrijgemaakt voor projectleiders en medewerkers. Van sommige projecten was de status onduidelijk.
Onze programmamanager werd gevraagd om 'orde in de chaos' aan te brengen, prioriteiten helder te krijgen en de meest knellende projecten als eerste af te ronden.
Om de wildgroei te stoppen, werd sterk ingezet op de principes van goed programmamanagement. Hiervoor werd een sessie gehouden, waarin aan de hand van criteria alle projecten een eenduidige prioriteit kregen. Vervolgens werd gefocust op de projecten met de hoogste prioriteit en werd vastgesteld of deze aan de randvoorwaarden voldeden (duidelijke scope, beschikbare medewerkers, meetbare resultaten etc.).
Om iedereen goed op de hoogte te houden, vulden de projectleiders elke week het dashboard in dat op intranet werd geplaatst. Hierdoor ontstond een goed inzicht in de projecten en kon snel gereageerd worden op ontwikkelingen. Onze programmamanager heeft deze opdracht succesvol geleid en afgerond.
De opdrachtgever was ingenomen met de resultaten, zoals:
-
Een breed gedragen beeld bij alle managers over projecten: eerst goed nadenken, dan pas starten.
-
Een goed beeld van hoe een project gerund en afgerond moet worden.
-
Een prima sjabloon voor effectief programmamanagement.
Na afronding van de opdracht zijn drie nazorgsessies belegd. Onze klant heeft de zaken nu zonder verdere ondersteuning prima in de hand.